AI Won’t Replace Fundraisers. It Will Make Them Super-Fundraisers.

AI is not a magic wand for fundraising, but it can be a game-changer. This strategist’s guide shows nonprofit leaders how to move beyond buzzwords and use AI to transform engagement. Learn how intelligent automation can handle routine tasks, freeing your team to focus on building the human relationships that drive your mission.

I regularly speak with leaders of nonprofit organizations across Germany and Europe. The core challenge is almost always the same: how to deepen donor relationships and drive mission impact with teams that are already stretched thin. The administrative burden of fundraising—from research and data entry to personalized outreach—can often overshadow the strategic, human-centric work that truly inspires giving.

This is where Artificial Intelligence, when applied thoughtfully, is becoming a game-changer. It’s not about replacing the human element; it’s about augmenting it. Based on successful AI deployments I’ve seen with NGOs, here are some key strategies to enhance fundraising and engagement.

1. Start with the Problem, Not the Product

The most successful AI adoption begins by embedding solutions into existing workflows. Instead of a massive, disruptive overhaul, focus on a specific bottleneck. For instance, automating donor qualification or personalizing outreach with a tool like M365 Copilot delivers immediate, measurable results and builds momentum for broader change.

2. Turn Raw Data into Relationship Intelligence

AI excels at transforming complex data into actionable fundraising intelligence.

  • Smarter Prioritization: AI models can analyze historical giving data in your CRM to predict future potential, helping your team focus their valuable time on the relationships that matter most.
  • Personalized Campaigns at Scale: By segmenting donor lists with a level of detail that would be impossible manually, AI allows for highly tailored messaging that resonates deeply and boosts engagement.

3. Unify the Entire Donor Journey

Donor outreach, stewardship, and engagement have often lived in separate silos. AI-driven platforms, like Dynamics 365, can unify these functions. This creates a seamless, consistent experience for every donor, ensuring they feel understood and valued at every touchpoint.

4. Empower Your Team with AI

Equipping your fundraising professionals with AI tools makes them more effective, not redundant.

  • Tailored Outreach: AI can help draft personalized messages for each donor, fostering stronger connections.
  • Dynamic Proposals: Imagine generating a proposal that instantly pulls in a donor’s specific interests and past engagement. This is the power of AI-driven content generation.
  • Optimized Timing: AI analytics can even suggest the ideal time to reach out, improving response rates. The recent work Malteser in Germany has done with Copilot is a fantastic real-world example of this principle in action.

5. Master the Art of the „Prompt“

Getting the best out of generative AI depends on the quality of your instructions, or „prompts.“ This is a new, crucial skill.

  • Instead of asking: „Summarize this donor.“
  • Try a strategic prompt: „Act as a fundraising strategist. Based on this donor’s profile from our CRM, summarize their giving history, highlight their stated interest in our youth programs, and suggest three talking points for a renewal conversation.“ This focused approach unlocks far more powerful and useful results.

The Future is Collaborative

The future of fundraising isn’t a choice between humans or AI; it’s a powerful symbiosis. By letting AI handle the routine and complex data analysis, fundraisers are freed to focus on what they do best: building authentic relationships, crafting compelling stories, and thinking strategically about the mission.

Strategic AI adoption is a transformative lever for accelerating fundraising, deepening donor relationships, and, ultimately, amplifying social impact.

I’m interested to hear your perspective: What is the single biggest administrative task you wish AI could take off your team’s plate?

Beyond the Buzz: Unlock Better Sleep and Energy with Smart Caffeine Tracking

Mindful Coffee main screen showing current caffeine level and logging options

Track your current estimated caffeine level

Many of us rely on caffeine to kickstart our mornings or push through an afternoon slump. Coffee, tea, energy drinks – they’re staples in modern life. But have you ever stopped to think about how much caffeine you’re actually consuming and how it specifically impacts your body? That groggy feeling, the unexpected energy crash, or the trouble falling asleep might be more connected to your caffeine habits than you realize. This is where caffeine tracking comes in.

Why Bother with Caffeine Tracking?

Mindful Coffee main screen showing current caffeine level and logging options
Track your current estimated caffeine level and quickly log new drinks.

It might sound like another thing to monitor, but understanding your caffeine intake offers significant benefits:

  1. Uncover Your Sensitivity: We all metabolize caffeine differently. What gives one person a gentle lift might leave another feeling jittery or wired for hours. Consistent caffeine tracking helps you pinpoint your personal tolerance and sensitivity.
  2. Avoid Energy Crashes: By seeing how much caffeine you consume and when, you can start correlating it with those dreaded energy dips later in the day. This knowledge helps you time your intake more effectively.
  3. Improve Sleep Quality: This is a big one. Caffeine has a well-known half-life (the time it takes for your body to eliminate half of it), but this varies. Tracking helps you understand your „caffeine curfew“ – the time you should stop consuming caffeine to avoid interfering with falling asleep and staying asleep.
  4. Manage Intake Limits: Health guidelines often suggest daily caffeine limits (e.g., around 400mg). Tracking helps you stay mindful of these recommendations and avoid potential side effects of overconsumption.

Introducing Mindful Coffee: Your Smart Caffeine Tracking Companion

Mindful Coffee screen for adding a new consumption entry
Effortlessly add new drinks, adjust dosage, and set the time.

Understanding the benefits of caffeine tracking is one thing; doing it easily and effectively is another. That’s exactly why I developed Mindful Coffee, an iOS app designed to make tracking your caffeine intake simple, insightful, and personalized.

Mindful Coffee isn’t just about logging cups; it’s about providing actionable insights based on your data and your body’s estimated response.

Here’s how it helps:

  • Effortless Logging: Quickly add drinks from a customizable list (now with plenty of pre-added options!) or add your own. Adjust dosage and time with ease.
  • Intelligent Sleep Prediction: Based on your logged intake and personalized metabolism settings (half-life, decay model), Mindful Coffee estimates when your caffeine levels should be low enough for restful sleep. Plan your last coffee accordingly!
  • „What-If“ Scenarios: Wondering if that 3 PM espresso is a good idea? The app can instantly show you how a potential drink might shift your predicted sleep time before you take a sip.
  • Personalized Metabolism: No two people are the same. Choose decay models (Standard Exponential, Linear), adjust your caffeine half-life, set your sleep threshold, and more to tailor the calculations to you.
  • HealthKit Integration: Seamlessly write your caffeine logs to Apple Health and import your sleep data to see real correlations.
  • Data Management: Easily Import or Export your entire consumption history as a CSV file for backup or further analysis.

Good-to-Know Caffeine Facts

Mindful Coffee screen showing caffeine and sleep correlation analysis in dark mode
Visualize how your caffeine intake correlates with your sleep patterns (Dark Mode).

Beyond tracking, keep these general points in mind:

  • Half-Life Varies: While often cited around 5-6 hours, caffeine half-life can range significantly (2-10+ hours) based on genetics, liver function, medication, pregnancy, and other factors. Tracking helps you estimate your effective half-life.
  • Timing is Key: Consuming caffeine later in the day has a much higher chance of disrupting sleep, even if you don’t feel „wired.“ Our sleep prediction feature aims to help with this.
  • Hydration Matters: Caffeine is a mild diuretic. Remember to stay hydrated, especially if you consume multiple caffeinated beverages.
  • It’s Not Just Coffee: Remember sources like tea (black, green, matcha), cola, energy drinks, chocolate, and even some medications contain caffeine. Mindful Coffee helps you track them all.

Take Control of Your Caffeine

Ready to move beyond guesswork and understand how caffeine truly affects your day and night? Caffeine tracking with a tool like Mindful Coffee can provide the clarity you need.

Download Mindful Coffee today and start your journey towards better energy management and more restful sleep!

👉 Get Mindful Coffee on the App Store

Let me know what you think, and feel free to reach out with feedback or feature ideas!

Sleep Better, Without Giving Up Coffee: Introducing Mindful Coffee App!

A lifestyle shot featuring the Mindful Coffee app displayed on an iPhone, placed next to a cappuccino with latte art and scattered coffee beans on a wooden surface. The app screen shows a morning energy level analysis with a smiley face icon and a message indicating „Good morning! Your energy is balanced – great for a productive afternoon.“ The graph on the app illustrates caffeine levels over time. This image showcases how Mindful Coffee integrates into a user’s daily routine, helping them track their caffeine intake for balanced energy and improved mindfulness about their coffee consumption.

Love coffee but hate the jitters and restless nights? You’re not alone! For years, I struggled to balance my caffeine cravings with getting good sleep. That’s why I built Mindful Coffee, and I’m excited to announce it’s finally live on the App Store!

Let me share a bit of the story behind it.

My Journey to Mindful Mornings

Like many of you, coffee has been a constant companion throughout my career, especially during intense periods like writing my first book, ‚Visual Analytics with Tableau‚. But while caffeine fueled my days, I started noticing a pattern: late afternoon coffees often led to restless nights. Lying awake, I wondered, „How much caffeine am I really drinking, and what’s it doing to my sleep?“ That question became the seed for Mindful Coffee.

The „Aha!“ Moment: Understanding the Caffeine-Sleep Connection

It was during one particularly frustrating sleepless night – after yet another delicious Seattle latte in the afternoon – that the ‚aha!‘ moment hit me. I was tired of feeling wired during the day and then exhausted and restless at night. I knew I wasn’t the only one struggling with this caffeine balancing act. „What if,“ I thought, „there was an app that could actually show you, in real-time, how your coffee habits were affecting your sleep?“ That’s how the idea for Mindful Coffee was born: an app to not just track caffeine, but to finally understand its impact.

Introducing Mindful Coffee: Your Personal Caffeine & Sleep Coach

Mindful Coffee isn’t just a tracker – it’s your personal caffeine coach, designed to help you find that perfect balance between enjoying your favorite beverages and getting restful sleep. Here’s how it transforms your daily routine:

  • Effortless Caffeine Logging: Quickly log every sip of coffee, tea, energy drink – anything caffeinated! Our intuitive design makes tracking your intake a breeze, so you spend less time logging and more time living.
  • Understand Your Sleep Impact: Finally see the real connection between your caffeine habits and your sleep quality. Mindful Coffee visualizes your caffeine levels and predicts your optimal sleep time, helping you make informed choices for better rest.
  • Personalized Guidance for Balanced Energy: Mindful Coffee isn’t just a tracker – it’s your personal caffeine coach! Get tailored insights and gentle tips based on your unique caffeine patterns to help you optimize your energy levels without sacrificing sleep.
Mindful Coffee app screenshots: caffeine & sleep analysis, drink logging
Four iPhone screenshots illustrate the Mindful Coffee app’s features for tracking caffeine intake and analyzing its impact on sleep. The screens shown include the caffeine analysis graph displaying energy levels, the drink logging interface with options for customizing caffeine amounts for beverages like espresso and cappuccino, a screen for adjusting caffeine levels and setting drink times, and a summary screen visualizing caffeine and sleep correlation data, categorized by caffeine intake levels such as „Little caffeine“ and „Plenty of caffeine“. Mindful Coffee helps users understand their caffeine habits and improve their sleep quality through data-driven insights.

My Sleep Transformed – And Yours Can Too

Honestly, using Mindful Coffee myself was a revelation. Within days, I wasn’t just tracking caffeine, I was understanding it. I started making small adjustments – skipping that late afternoon espresso, switching to herbal tea – and the impact on my sleep was incredible. I woke up feeling more rested, had more consistent energy throughout the day, and finally felt like I was in control of my caffeine, instead of the other way around. It truly changed my habits, and I’m excited for it to do the same for you.

Ready to sleep better and enjoy your coffee? Download Mindful Coffee today from the App Store and, for a limited time, get 50% OFF as our launch special! Don’t miss out – this offer ends March22nd! Click here to download and start your journey to mindful caffeine consumption!


Mindful Coffee: Join the Conversation!

Happy tracking (and sleeping)!

How do you manage your caffeine intake? We’d love to hear your stories and tips! Leave a comment below, share this post with your coffee-loving friends, or reach out on social media using #MindfulCoffeeApp:

Frankfurt, Deutschland und die Welt: Wie die Digitalisierung Frankfurt transformiert – Ein Gespräch mit Stadträtin Eileen O’Sullivan

Wie die Digitalisierung Frankfurt transformiert – Ein Gespräch mit Stadträtin Eileen O’Sullivan
Wie die Digitalisierung Frankfurt transformiert – Ein Gespräch mit Stadträtin Eileen O’Sullivan

Frankfurt auf dem Weg zur digitalen Metropole

Die Stadt Frankfurt hat Großes vor. Mit einer neuen Digitalisierungsstrategie will sie bis 2030 alle kommunalen Dienstleistungen, soweit sinnvoll und rechtlich möglich, papierlos und digital anbieten. Das Ziel? Bürgerservices effizienter gestalten und gleichzeitig die Verwaltung entlasten. Doch der Weg dahin ist steinig. Eileen O’Sullivan, Digitaldezernentin & Stadträtin und zu Gast in unserer aktuellen Podcastfolge: „Im Regierungspräsidium stapeln sich die Akten.“ Kein Wunder, dass sie entschlossen ist, das Nebeneinander von Softwarebeschaffungen in Frankfurter Ämtern zu beenden. Frankfurt will mit einer klaren Rahmenstrategie für Digitalisierung endlich Fahrt aufnehmen.

In dieser Podcastfolge von Die Digitalisierung und Wir beleuchten Florian Ramseger und ich, Alexander Loth, die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung in Frankfurt. Wir sprechen über smarte Technologien, die Digitalisierung der Verwaltung und werfen einen Blick über den deutschen Tellerrand hinaus.


Eileens Vision: Digitalisierung Frankfurt muss Verwaltung entlasten

Im Gespräch erklärte Eileen O’Sullivan, warum die Digitalisierung der Stadtverwaltung eine der größten Herausforderungen – und gleichzeitig eine riesige Chance – ist. Die Rahmenstrategie, die von den Stadtverordneten verabschiedet wurde, ist ein zentraler Baustein. Ein Beispiel ist die E-Akte, die bis Ende 2025 in verschiedenen Dezernaten eingeführt werden soll. Eileen beschreibt den Ansatz so:

„Wir mussten eine Struktur schaffen, die alle Akteure zusammenbringt. Ein Programmmanagement übernimmt die Makroebene, während das Projektmanagement direkt mit den Fachbereichen arbeitet.“

Diese integrative Herangehensweise soll nicht nur ineffiziente Prozesse reduzieren, sondern auch die politische Zusammenarbeit über Parteigrenzen hinweg stärken – ein Punkt, den wir bereits in unserer Folge „Digitale Kollaboration: Deutschland lernt Teamwork“ (Folge 12) ausführlich diskutiert haben.


Smarte Projekte: Von Büchereien bis Straßenzuständen

Ein weiteres Highlight der Folge sind die innovativen Projekte, die Frankfurt als Smart City voranbringen sollen. Dazu gehören:

  • 24/7-Bibliotheken: In Stadtteilen wie Bockenheim ermöglicht eine digitale Zugangskarte, dass BürgerInnen rund um die Uhr die Bibliothek nutzen können. „Konsumfreie Räume zu schaffen, ist ein wichtiger Schritt für mehr Lebensqualität,“ so O’Sullivan.
  • KI-gestützte Straßenzustandsanalysen: Mit Algorithmen werden Straßen automatisch bewertet – von Bordsteinabsenkungen bis hin zu Schlaglöchern. Das spart Ressourcen und sorgt für gezielte Reparaturen.
  • Urbane Datenplattform: Daten zur Verkehrsprognose oder Besucherauslastung, wie sie zur EM-Fanmeile eingesetzt wurden, könnten künftig den Zoo oder den Palmengarten smarter organisieren.

„Jedes dieser Projekte zeigt, wie viel Potenzial in smarter Technologie steckt, um Frankfurt lebenswerter und nachhaltiger zu machen,“ betonte Florian im Podcast.


Herausforderungen: Digitalisierung Frankfurt braucht mehr Tempo

Obwohl viel passiert, sind die Hindernisse nicht zu übersehen. Der digitale Behördengang ist oft noch ein Wunschtraum – selbst Tickets für die Winterlichter im Palmengarten müssen ausgedruckt werden. O’Sullivan erklärt die Ursachen:

„Wir haben ein politisches Problem. Projekte werden oft nur bis zur nächsten Wahlperiode gedacht, statt langfristig in Change Management und Kulturwandel zu investieren.“

Zusätzlich erschwert der deutsche Föderalismus die Umsetzung von Standards. Doch es gibt Hoffnung: Kooperationen mit Nachbarstädten wie Darmstadt oder Wiesbaden zeigen, dass auch in Deutschland eine effizientere Zusammenarbeit möglich ist.


Inspiration aus der Welt: Was Frankfurt lernen kann

Immer wieder taucht die Frage auf, welche Länder als Vorbilder für Frankfurt dienen könnten. Estland mit seiner digitalen Verwaltung ist dabei ein Klassiker. Aber auch Singapur beeindruckt: Dort werden Parkgebühren automatisch berechnet, und variable Mautsysteme reduzieren den Verkehr. In unserer Smart-City-Episode zu Singapur haben wir die besten internationalen Beispiele zusammengetragen.


Ein Blick in die Zukunft: Digitalisierung als Chance begreifen

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um das Leben der Menschen zu erleichtern. Das Buch Decisively Digital erklärt anhand praxisnaher Beispiele und Interviews, wie datengetriebene Entscheidungen in Unternehmen und der Öffentlichen Hand transformativ wirken können. Es ist ein Leitfaden für Führungskräfte, die die digitale Transformation gestalten wollen. Frankfurt steht dabei exemplarisch am Anfang einer Reise, die viel Potenzial birgt – wenn die richtigen Weichen gestellt werden.


Digitalisierung Frankfurt: Hör rein in unseren Podcast!

Hat dich das Thema neugierig gemacht? Dann hör dir die gesamte Folge „Frankfurt, Deutschland und die Welt“ an! Abonniere unseren Podcast Die Digitalisierung und Wir auf Spotify, Apple Podcasts oder deiner Lieblingsplattform, um keine Folge mehr zu verpassen. Gemeinsam gestalten wir die digitale Zukunft – Schritt für Schritt!

Fitness-Apps und Bauchgefühl: Wie die Digitalisierung unsere Gesundheit verändert – Ein Gespräch mit Loki und Nisa

ine sportlich gekleidete Frau schaut auf ihre Smartwatch während eines Lauftrainings im Freien. Das Cover zur Podcast-Folge "Fitness-App oder Bauchgefühl?" zeigt den Einsatz von Fitness-Apps in der modernen Gesundheitsoptimierung und ist Teil des Podcasts "Die Digitalisierung und Wir".
Fitness Apps: Cover zur Podcast-Folge „Fitness-App oder Bauchgefühl? – Ein Gespräch mit Loki und Nisa vom Glory-Box-Podcast“

Selbstoptimierung trifft Digitalisierung mit Fitness-Apps – in der neuesten Folge von Die Digitalisierung und Wir haben wir Loki und Nisa vom Podcast Glory Box zu Gast. Gemeinsam tauchen wir ein in die spannende Welt der Fitness-Apps, Ernährungs-Tracking und Schlafanalyse und diskutieren, wie Technik uns helfen kann, unsere Gesundheit zu verbessern. Doch es bleibt die Frage: Fitness-App oder Bauchgefühl – was bringt wirklich mehr?

Fitness-Apps: Die Digitalisierung im Gesundheitssektor

Fitness-Apps und Wearables haben in den letzten Jahren einen massiven Boom erlebt. Weltweit nutzen Millionen von Menschen Anwendungen wie MyFitnessPal, Strava oder Garmin Connect, um ihre Schritte zu zählen, Workouts zu tracken und ihre Ernährung zu optimieren. Doch die Entwicklung dieser Tools geht weit über bloßes Tracking hinaus.

Viele der heutigen Apps basieren auf KI-Technologien, die personalisierte Empfehlungen liefern. Loki erklärt: „Meine Apple Watch zeigt mir nicht nur Schritte an, sondern erinnert mich daran, aufzustehen, wenn ich zu lange sitze – fast wie ein persönlicher Coach.“

Spannend dabei: Laut einer Studie des Statista Digital Market Outlook wird der Umsatz im Marktsegment Fitness-Apps in den nächsten fünf Jahren jährlich um über 7 % wachsen. Warum? Weil digitale Helfer nicht nur nützlich sind, sondern auch motivieren und uns unser Verhalten bewusster machen.

Schlafoptimierung durch Datenanalyse

Eine weitere spannende Dimension der Digitalisierung: Schlaftracking. Wearables wie Fitbit oder Oura liefern detaillierte Berichte über Schlafphasen, Dauer und Qualität. Loki erzählt: „Ich konnte durch meine Smartwatch genau feststellen, dass ich an stressigen Tagen länger brauche, um in den Tiefschlaf zu kommen – das hat meine Abendroutine verändert.“

Aber Vorsicht: Nisa betont die Kehrseite. „Manchmal habe ich das Gefühl, dass der Druck, perfekte Daten zu liefern, meinen Schlaf negativ beeinflusst.“ Diese Aussage wird durch Studien unterstützt, die zeigen, dass zu viel Tracking in bestimmten Fällen sogar kontraproduktiv sein kann.

Bauchgefühl: Die unterschätzte Alternative

Während Fitness-Apps viele Vorteile bieten, dürfen wir das Bauchgefühl nicht unterschätzen. Nisa plädiert für eine Balance: „Es ist wichtig, auf die Signale des eigenen Körpers zu hören. Manchmal weiß man instinktiv, was einem guttut, ohne dass es eine App vorschreibt.“

Interessant: In einer früheren Podcast-Folge mit Ernährungsexpertin Dr. Marc Reinbach diskutierten wir bereits, wie intuitive Ernährung in Kombination mit digitalen Helfern funktioniert. Marc sagte damals: „Technologie kann unterstützen, aber die Kontrolle sollte immer beim Menschen bleiben.“

Was sagt die Forschung zu Fitness-Apps?

Ein interessanter Ansatz zur Steigerung der körperlichen Aktivität ist die Gamification. Eine groß angelegte Analyse von Gehwettbewerben in einer mobilen App zeigte, dass während solcher Wettbewerbe die durchschnittliche körperliche Aktivität um 23 % zunahm. Besonders bemerkenswert ist, dass sowohl Männer als auch Frauen aller Altersgruppen und Gewichtsklassen von diesem Anstieg profitierten. 

Buchempfehlungen für die Praxis

Das Buchcover des SPIEGEL-Bestsellers "Der Glukose-Trick" von Jessie Inchauspé zeigt den Titel in gelber Schrift auf blauem Hintergrund. Es verspricht Lösungen gegen Heißhunger, schlechte Haut und Stimmungstiefs durch einfache Blutzuckertipps und Ernährungs-Hacks.
„Der Glukose-Trick“ von Jessie Inchauspé, Bestseller zur Blutzuckerkontrolle.

Für alle, die tiefer einsteigen wollen, haben wir mit Loki und Nisa spannende Bücher zum Thema Gesundheit besprochen:

Fazit: Die Zukunft der Fitness ist hybrid

Die Diskussion zeigt: Fitness-Apps und Bauchgefühl müssen keine Gegensätze sein, sondern können sich wunderbar ergänzen. Technik hilft uns, Muster zu erkennen und Routinen zu etablieren, während das Bauchgefühl dafür sorgt, dass wir uns nicht komplett von Algorithmen leiten lassen.

👉 Jetzt die neue Podcast-Folge mit Loki und Nisa anhören und erfahren, wie sie Technik und Intuition kombinieren, um ihre Gesundheitsziele zu erreichen!🎙️ Abonniert unseren Podcast „Die Digitalisierung und Wir“, um keine Folge zu verpassen und immer auf dem Laufenden zu bleiben, wie die Digitalisierung unser Leben verändert.